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Politique de confidentialité de Neuronik et de Vicky

Date d’entrée en vigueur : 2026-09-21. Version : 1.0.

Cette politique explique, en termes simples et clairs, quels renseignements personnels Neuronik recueille, pourquoi elle les recueille, comment elle les utilise, à qui elle peut les communiquer, combien de temps elle les conserve et quels sont vos droits. Elle est diffusée sur le site Internet de Neuronik, comme l’exige l’article 8.2 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ c. P-39.1), modifiée par la Loi 25. Toute modification importante vous sera signalée de la manière prévue à la section 14.

En créant un compte ou en utilisant Vicky, vous reconnaissez avoir pris connaissance de la présente politique. Si vous n’êtes pas d’accord, vous ne devez pas utiliser le service.

Table des matières

1. Qui nous sommes et responsable de la protection des renseignements personnels

Neuronik est une entreprise québécoise qui exploite le site vitrine neuronik.ca et l’application de conversation chat.neuronik.ca. L’application est un fork de LibreChat, adapté par Neuronik. Vicky est l’assistante IA conversationnelle offerte dans cette application.

Les modèles d’intelligence artificielle qui font fonctionner Vicky tournent sur du matériel de calcul détenu et exploité au Québec. Pour l’inférence, Neuronik ne fait appel à aucun fournisseur d’infonuagique tiers.

Conformément à la Loi 25, la personne qui exploite l’entreprise est responsable de la protection des renseignements personnels. Le titre et les coordonnées du responsable sont publiés sur le site Internet de Neuronik.

  • Responsable de la protection des renseignements personnels : Jean-Sébastien Besner
  • Courriel : [email protected]
  • Adresse : 771 rue de Normandin, Granby (Québec) J2H0W3, Canada
  • Téléphone : aucun numéro dédié — toute communication relative à la protection des renseignements personnels se fait par courriel, à [email protected]
  • Personne déléguée : aucune. Neuronik est exploitée par un travailleur autonome (solopreneur) qui assume lui-même la fonction de responsable de la protection des renseignements personnels.

Toute demande relative à vos renseignements personnels doit être adressée à ce responsable. Vous pouvez aussi adresser une plainte à la Commission d’accès à l’information du Québec.

2. Renseignements que nous recueillons

Neuronik recueille les catégories de renseignements suivantes.

  • Renseignements de compte : nom, nom d’utilisateur, adresse courriel, mot de passe (conservé sous forme hachée, jamais en clair), préférences et forfait.
  • Contenu : conversations, messages, documents que vous téléversez (notamment PDF, Word et Excel) et fichiers produits par Vicky.
  • Mesures d’usage : nombre de requêtes, nombre de jetons consommés et compteurs de quota.
  • Données techniques : adresse IP, agent utilisateur et journaux d’accès du serveur web.
  • Rapports d’erreurs : lorsqu’une erreur se produit, l’application transmet automatiquement au serveur de Neuronik le message d’erreur, la pile d’appels, l’URL de la page et l’agent utilisateur. Au plus 10 rapports par session sont transmis, à raison d’au plus un rapport par seconde.
  • Renseignements de paiement : les paiements sont traités par Stripe. Neuronik ne stocke pas les numéros de carte de crédit.

Neuronik ne recueille pas d’autres catégories de renseignements pour son propre compte. Évitez de saisir dans vos conversations des renseignements sensibles qui ne sont pas nécessaires à votre demande, par exemple un numéro d’assurance sociale, des données de santé détaillées ou des renseignements bancaires.

3. Fins de la collecte et fondement

Les renseignements recueillis servent uniquement aux fins suivantes :

  • créer et gérer votre compte;
  • fournir les fonctions de Vicky, soit la conversation, la lecture de documents, la production de fichiers, l’assistant vocal et la dictée, ainsi que le suivi de tâches et de dossiers;
  • appliquer les limites et les quotas de votre forfait;
  • traiter les paiements et gérer la facturation par l’entremise de Stripe;
  • assurer la sécurité du service, prévenir les abus et faire respecter les conditions d’utilisation;
  • diagnostiquer les erreurs et corriger les problèmes techniques;
  • améliorer la fiabilité et la qualité du service;
  • respecter les obligations prévues par la loi.

Le fondement de la collecte est votre consentement, sauf dans les cas où la loi permet de recueillir un renseignement sans consentement. Au moment de la collecte, Neuronik vous informe des fins poursuivies, des moyens utilisés, de vos droits d’accès et de rectification et de votre droit de retirer votre consentement.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve des délais et des obligations légales de conservation. Le retrait peut toutefois empêcher Neuronik de vous fournir le service ou certaines de ses fonctions.

4. Collecte par moyen technologique et témoins

Neuronik recueille des renseignements personnels par un moyen technologique, notamment au moyen de témoins (cookies) et de journaux de serveur. Conformément à l’article 8.2 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, Neuronik a rédigé la présente politique en termes simples et clairs et la diffuse sur son site Internet.

Les témoins utilisés servent à :

  • maintenir votre session et vous authentifier;
  • conserver vos préférences d’affichage;
  • assurer la sécurité du service et prévenir les abus.

Liste des témoins, de leur finalité et de leur durée : un témoin de session (librechat), nécessaire à l'authentification, d'une durée de 7 jours. Aucun témoin publicitaire ou de suivi tiers. liste complète des témoins : neuronik_token — session du site et de l’espace client — nécessaire au fonctionnement — trente (30) jours — HttpOnly, Secure, SameSite=Lax. refreshToken et token_provider — session de l’application de conversation — nécessaires à l’authentification — sept (7) jours — HttpOnly, Secure, SameSite=Strict. cf_clearance — sécurité et prévention des abus (Cloudflare) — nécessaire à la protection du service — douze (12) mois — HttpOnly, Secure. Aucun témoin publicitaire, aucun témoin de suivi tiers, aucun profilage. Outil de gestion des préférences en matière de la gestion se fait dans les réglages du navigateur; aucune page de gestion n'est offerte puisque aucun témoin publicitaire n'est utilisé.

Vous pouvez refuser ou supprimer les témoins dans les réglages de votre navigateur. Le refus de certains témoins nécessaires peut empêcher le bon fonctionnement du service.

5. Communication à des tiers et sous-traitants

Neuronik ne vend ni ne loue vos renseignements personnels. Elle peut les communiquer aux catégories de tiers suivantes, uniquement pour les fins décrites à la section 3.

  • Stripe : traitement des paiements et gestion de la facturation. Stripe reçoit les renseignements nécessaires à la transaction. Neuronik ne stocke pas les numéros de carte.
  • Fournisseurs d’infrastructure et de courriel transactionnel : Infrastructure et courriel : Cloudflare Inc. (tunnel d'accès, DNS) et Bell Canada (relais d'envoi de courriel). Ces fournisseurs agissent comme sous-traitants, sur les instructions de Neuronik, et n’utilisent pas vos renseignements à leurs propres fins.
  • Autorités : lorsque la loi, un tribunal ou une autorité compétente l’exige.

L’inférence des modèles d’intelligence artificielle se fait sur du matériel détenu et exploité au Québec. Aucun fournisseur d’infonuagique tiers n’est utilisé pour l’inférence.

Recherche web : lorsque Vicky effectue une recherche, la requête est traitée par un service de métarecherche auto-hébergé (recherche internet) exploité sur l’infrastructure de Neuronik. Elle est transmise aux moteurs de recherche publics de façon anonyme, sans compte ni profil publicitaire; le contenu de votre conversation n’est pas transmis à ces moteurs.

Lorsque Neuronik confie des renseignements à un sous-traitant, elle s’assure par contrat que celui-ci les protège de façon appropriée, qu’il ne les utilise que pour les fins convenues et qu’il respecte les obligations applicables.

6. Communication hors Québec et évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec, Neuronik procède à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée. Cette évaluation tient compte de la sensibilité des renseignements, des fins de la communication, des protections prévues au contrat et du régime juridique applicable dans le lieu de destination.

Lieux de traitement hors Québec, le cas échéant : aucun. Le calcul, le stockage et les sauvegardes sont entièrement exploités au Québec. Cloudflare et Bell peuvent acheminer des données hors Québec. Pays ou régions où des sous-traitants traitent des renseignements personnels : États-Unis (Stripe, pour le traitement des paiements — Stripe indique transférer les données de ses clients canadiens vers des centres de données situés aux États-Unis). Cloudflare et Bell acheminent les données pour le transport, sur nos instructions, et n’agissent pas comme responsables du traitement. Date de la plus récente évaluation : 2 octobre 2026.

7. Durée de conservation

Neuronik conserve les renseignements personnels seulement le temps nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et pour respecter ses obligations légales. Les durées sont les suivantes.

  • Renseignements de compte : pendant toute la durée d’activité du compte, puis 90 jours après sa fermeture.
  • Conversations, messages et documents : tant que le compte est actif, puis supprimés avec le compte (ou sur demande).
  • Mesures d’usage et compteurs de quota : 24 mois (obligations de facturation).
  • Journaux d’accès du serveur web : 12 mois.
  • Rapports d’erreurs : 12 mois.
  • Documents de facturation : 6 ans, pour satisfaire aux obligations comptables et fiscales.

À l’expiration de ces durées, les renseignements sont détruits ou anonymisés de façon sécuritaire. Lorsque vous supprimez du contenu, celui-ci est retiré des systèmes actifs. Il peut subsister dans les sauvegardes jusqu’à 30 jours (rotation des sauvegardes).

8. Vos droits et comment les exercer

Vous disposez des droits suivants.

  • Accès : obtenir la confirmation que Neuronik détient des renseignements personnels à votre sujet, en recevoir une copie et connaître les tiers à qui ils ont été communiqués.
  • Rectification : faire corriger tout renseignement inexact, incomplet ou équivoque.
  • Retrait du consentement : retirer en tout temps votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication d’un renseignement personnel, sous réserve des délais et des obligations légales.
  • Désindexation : demander que cesse la diffusion d’un renseignement personnel ou que soit désactivé un lien donnant accès à ce renseignement, lorsque la diffusion contrevient à la loi ou à une ordonnance.
  • Portabilité : depuis le 22 septembre 2024, recevoir les renseignements personnels informatisés que vous avez fournis à Neuronik dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

Pour exercer ces droits, écrivez au responsable de la protection des renseignements personnels à [email protected] ou par la poste à 771 rue de Normandin, Granby (Québec) J2H0W3, Canada. Neuronik peut vous demander de vérifier votre identité avant de traiter la demande.

Neuronik répond par écrit dans les 30 jours suivant la réception d’une demande complète, comme le prévoit la Loi. En cas de refus, elle vous indique le motif, la disposition sur laquelle elle s’appuie et les recours qui s’offrent à vous. Ces services sont gratuits, sauf lorsque la loi permet de facturer des frais raisonnables, auquel cas vous en êtes informé d’avance.

9. Incidents de confidentialité

Un incident de confidentialité est un accès, une utilisation ou une communication non autorisés d’un renseignement personnel, ou sa perte, notamment lorsqu’il est susceptible de porter atteinte à sa protection.

Lorsqu’un incident présente un risque de préjudice sérieux pour une personne concernée, Neuronik avise la Commission d’accès à l’information du Québec et cette personne. L’avis décrit l’incident et indique les mesures prises pour diminuer le risque de préjudice sérieux et éviter qu’il se reproduise.

Pour signaler un incident de sécurité ou une vulnérabilité : [email protected].

10. Mineurs de moins de 14 ans

La collecte de renseignements personnels auprès d’un mineur de moins de 14 ans exige le consentement du titulaire de l’autorité parentale ou du tuteur, sauf lorsque la collecte est manifestement au bénéfice du mineur.

Concrètement, Neuronik demande l’âge ou la date de naissance à l’inscription et refuse la création d’un compte à un mineur de moins de 14 ans sans le consentement du titulaire de l’autorité parentale ou du tuteur. Mécanisme de vérification et formulaire de consentement parental : consentement du titulaire de l'autorité parentale transmis par courriel à [email protected], avec vérification avant l'ouverture du compte.

Un parent ou un tuteur peut demander en tout temps la consultation ou la suppression des renseignements personnels d’un mineur de moins de 14 ans en écrivant au responsable.

11. Confidentialité par défaut

Les paramètres du service sont configurés de façon à assurer le niveau de protection le plus élevé par défaut, sans que vous ayez à intervenir. Par exemple, les conversations ne sont pas publiques par défaut, elles ne sont pas indexées par les moteurs de recherche et elles ne sont accessibles qu’à votre compte. Certains paramètres peuvent être ajustés par vous. Vous demeurez alors responsable du niveau de protection que vous choisissez.

Description des paramètres par défaut : les conversations ne sont pas partagées, le profil est privé, l'historique n'est visible que par son titulaire et aucune donnée n'est utilisée pour entraîner un modèle. sont activés par défaut : la mémoire persistante, la recherche dans vos fichiers, la recherche web avec citation des sources, les signets, les conversations temporaires et l’historique privé, visible de vous seul. Sont désactivés par défaut : la création et le partage de liens publics, la publication d’agents, le partage d’agents et de compétences, et l’indexation des conversations par les moteurs de recherche. Aucune donnée n’est utilisée pour entraîner un modèle.

12. Sécurité

Neuronik prend des mesures raisonnables pour protéger vos renseignements personnels, notamment :

  • le chiffrement des communications en transit;
  • le hachage des mots de passe;
  • la limitation des accès internes aux personnes qui en ont besoin;
  • la journalisation et la surveillance des accès;
  • la mise à jour des composants et l’application des correctifs de sécurité.

Ces mesures constituent un engagement de moyens. Aucun système n’offre une sécurité absolue. Si vous croyez que votre compte a été compromis, changez votre mot de passe et communiquez sans délai avec Neuronik à [email protected].

Responsable de la sécurité : Jean-Sébastien Besner — [email protected].

13. Entraînement de l’IA

Neuronik n’entraîne pas ses modèles d’intelligence artificielle sur vos conversations. Vos échanges avec Vicky ne servent pas à entraîner, à affiner ou à améliorer les modèles d’intelligence artificielle.

Les modèles qui font fonctionner Vicky sont exécutés sur du matériel de calcul détenu et exploité au Québec. Aucun appel à un fournisseur d’infonuagique tiers n’est fait pour l’inférence.

Utilisation éventuelle de données anonymisées ou agrégées pour l’amélioration du service : service : la fermeture du compte est accessible en libre-service depuis l'espace client (section Compte). Elle entraîne la suppression des conversations et des documents. Les documents de facturation sont conservés 6 ans..

14. Modifications de la politique

Neuronik peut modifier la présente politique, notamment pour tenir compte de l’évolution du service ou de la loi. Conformément à l’article 8.2 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, Neuronik avise les personnes concernées de toute modification.

L’avis est donné par courriel, par un avis affiché dans l’application ou par tout autre moyen raisonnable, au moins au moins 30 jours avant avant l’entrée en vigueur de la modification. La date de la dernière mise à jour apparaît au début de la présente politique. En continuant d’utiliser le service après l’entrée en vigueur, vous acceptez la politique modifiée.

15. Nous joindre

Vous pouvez aussi communiquer avec la Commission d’accès à l’information du Québec au sujet de l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.